6 Tanggung Jawab Manajer Proyek Pengadaan

Man drinks coffe. businessman reads documents. director in a shirt. Free Photo

Procurement management, seperti fungsi lainnya, harus menjalankan atau mendukung berbagai jenis proyek. Untuk menjadi fungsi bisnis terbaik di kelasnya, pengadaan harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik, melibatkan pemangku kepentingan dan secara konsisten menunjukkan bahwa vendor yang dipilih memberikan nilai keseluruhan terbaik bagi organisasi.
Itulah mengapa manajemen proyek merupakan bagian penting dari fungsi pengadaan. Saat pengadaan meningkat dalam ukuran dan kompleksitas, ada lebih banyak aktivitas, pemangku kepentingan, dan risiko yang perlu diidentifikasi dan dikelola. Memiliki Manajer Proyek yang terintegrasi ke dalam proses pengadaan secara signifikan meningkatkan peluang tidak hanya pengadaan yang berhasil, tetapi juga implementasi yang berhasil.

Terkadang departemen pengadaan memiliki keterampilan dan sumber daya yang diperlukan di tim mereka untuk memberikan dukungan manajemen proyek yang diperlukan. Namun, banyak organisasi memiliki fungsi pengadaan yang terdesentralisasi sehingga Manajer Proyek keluar dari Kantor Manajemen Proyek (“PMO”) atau sebagai bagian dari fungsi PMO yang dialihdayakan. Terlepas dari itu, berikut adalah enam tanggung jawab penting yang dijalankan Manajer Proyek dalam fungsi pengadaan.

Memulai Proyek. Ketika ada pengadaan baru, Manajer Proyek harus ditugaskan sehingga mereka dapat memulai proyek pengadaan. Ini termasuk mengumpulkan para pemangku kepentingan awal untuk memahami ruang lingkup dan tujuan pengadaan, dan untuk membahas harapan tingkat tinggi dan jadwal untuk proyek tersebut.
Membuat Rencana Pengadaan . Menetapkan rencana pengadaan yang komprehensif merupakan peran penting yang dimainkan Manajer Proyek untuk menentukan ekspektasi dan menyelaraskan pemangku kepentingan. Rencana pengadaan yang efektif tidak hanya mencakup proses pengadaan perangkat lunak / layanan, tetapi juga kegiatan pasca pengadaan yang diperlukan untuk transisi yang efektif ke dalam operasi bisnis. Rencana transisi mungkin tidak datang sampai setelah vendor / solusi dipilih, tetapi ini adalah bagian penting dari keseluruhan keberhasilan proyek karena di situlah karet menyentuh jalan.

Koordinasi Stakeholder Internal. Pengadaan yang besar dan kompleks hampir selalu memiliki banyak pemangku kepentingan internal. Dimulai dengan Business Owner yang memprakarsai pengadaan dan personel yang benar-benar akan menggunakan software / layanan, serta pemangku kepentingan lainnya mulai dari teknologi informasi, keamanan informasi, kepatuhan, hukum dan keuangan. Peran PM adalah untuk memastikan bahwa semua kelompok pemangku kepentingan yang relevan telah diidentifikasi, dan bahwa mereka dilibatkan pada waktu yang tepat selama proses pengadaan.

Vendor Koordinasi. Selain mengoordinasikan pemangku kepentingan internal Anda, vendor Anda juga membutuhkan koordinasi. Beberapa vendor mungkin terlibat selama proses pengadaan, dan setiap vendor mungkin memiliki banyak personel yang terlibat. Peran Manajer Proyek adalah untuk memastikan setiap vendor telah mengidentifikasi manajer proyek mereka sendiri yang akan berfungsi sebagai titik kontak tunggal selama pengadaan, dan untuk berkoordinasi dengan PM tersebut untuk menjadwalkan pertemuan dan demo, mendapatkan proposal, menjawab pertanyaan dan memfasilitasi kontrak. proses.

Mengkomunikasikan Tanggung Jawab dan Pembaruan . Menjaga semua pemangku kepentingan tetap pada jalurnya selama proses pengadaan adalah suatu keharusan jika Anda ingin mencapai tenggat waktu Anda. Manajer Proyek bertanggung jawab untuk menentukan informasi apa yang penting untuk dikomunikasikan, mengumpulkan informasi tersebut dari pemangku kepentingan yang sesuai, dan mengemas serta mendistribusikannya pada waktu yang tepat. Pembaruan email mingguan, laporan status proyek dan pertemuan tatap muka adalah semua bentuk saluran komunikasi yang dapat digunakan Manajer Proyek selama proyek pengadaan yang panjang.

Mendukung Implementasi dan Transisi. Setelah pengadaan selesai dan kontrak telah ditandatangani dengan vendor, Manajer Proyek memainkan peran penting dalam mendukung Pemilik Bisnis selama pelaksanaan proyek dan, pada akhirnya, mengalihkan perangkat lunak / layanan ke dalam operasi. PM mengemban banyak tanggung jawab yang sama seperti selama proses pengadaan seperti perencanaan, koordinasi, dan komunikasi, tetapi sekarang difokuskan pada implementasi solusi daripada pemilihan vendor. PM juga menyediakan jembatan antara proses pengadaan dan proses implementasi, memastikan bahwa ada kontinuitas pengetahuan dan harapan di sepanjang siklus.

Leave a Comment